英語で「文書」を表す単語はdocumentだけではありません。paper、record、report、formなど、様々な単語があり、それぞれ微妙に意味や使い方が異なります。
この記事では、「文書」を表す英単語の違いや意味、使い分け方について詳しく解説します。適切な単語を選べるようになれば、より正確で自然な英語表現ができるようになりますよ。
文書を表す英単語
「文書」という概念は英語でも様々な単語で表現されます。状況や文脈によって最適な単語が異なるため、それぞれの特徴を理解しておくことが大切です。
以下に主な英単語とその基本的な意味を紹介します。
文書を表す英単語
- document（ドキュメント）：情報や証拠を提供する公式な書面や記録
- paper（ペーパー）：書類、論文、紙媒体の文書全般
- record（レコード）：記録、記録文書、履歴
- report（レポート）：報告書、レポート、調査結果をまとめた文書
- form（フォーム）：情報を記入するための定型書式
- file（ファイル）：書類をまとめたもの、保管された文書群
- certificate（サーティフィケート）：証明書、認定書
- dossier（ドシエ）：特定の人や事柄に関する情報をまとめた書類一式
- affidavit（アフィデービット）：宣誓供述書、宣誓証明書
- memorandum/memo（メモランダム/メモ）：覚書、社内文書
文書を表す英単語の発音・意味・特徴と使い分け【例文あり】
「文書」を表す英単語は多数ありますが、それぞれ使われる場面や意味合いが異なります。ここでは各単語の詳細な意味と使い方について解説します。
document（ドキュメント）
「document」は最も一般的な「文書」を表す英単語で、公式な情報や証拠を提供する書面を指します。
意味と特徴
documentは、情報や証拠を含む公式な書面や記録を指します。契約書、パスポート、証明書など、何らかの公的価値や証拠能力を持つ文書に使われます。また、コンピュータで作成された文書ファイルもdocumentと呼ばれます。documentには動詞としての用法もあり、「記録する」「証拠を提供する」という意味で使われることもあります。
使い分けのポイント
documentは公式性が高く、法的・公的な価値を持つ文書に使うのが適切です。また、何かを証明したり、記録したりするための文書全般を指す場合にも使います。紙の文書だけでなく、電子文書にも使われます。
例文
- Please sign this document. （この書類にサインしてください。）
- I need your passport and other official documents. （あなたのパスポートと他の公式書類が必要です。）
- She lost all her important documents in the fire. （彼女は火事で全ての重要書類を失いました。）
paper（ペーパー）
「paper」は「紙」という意味もありますが、文書や書類という意味でも広く使われています。
意味と特徴
paperは基本的には「紙」を意味しますが、文書コンテキストでは「書類」「論文」「報告書」など紙媒体の文書全般を指します。学術的な文脈では研究論文のことをpaperと呼びます。また、試験や宿題の答案用紙もpaperと呼ばれます。新聞もnewspaperまたは単にpaperと呼ばれます。
使い分けのポイント
paperは主に紙媒体の文書に使われます。特に学術論文や研究発表、試験の答案などを指すときによく使います。documentより公式性は低く、より一般的な文書に使われることが多いです。また複数形（papers）で「書類一式」という意味でも使われます。
例文
- I wrote a paper about global warming. （私は地球温暖化についての論文を書きました。）
- He has many papers on his desk. （彼の机の上にはたくさんの書類があります。）
- Did you finish your English paper? （英語のレポートは終わりましたか？）
record（レコード）
「record」は何かを記録した文書や、記録そのものを指します。
意味と特徴
recordは何かを記録した文書や情報、履歴を指します。特に公式な記録や履歴書類として使われます。医療記録、犯罪記録、学校の成績記録などがこれにあたります。動詞としても使われ、「記録する」という意味になります。また音楽レコードも同じ単語です。
使い分けのポイント
recordは主に長期間保存される記録文書に使います。特に歴史的な記録や、個人に関する公式な記録（健康記録、犯罪記録など）を指す場合に適しています。継続的に蓄積される情報を整理した文書という意味合いが強いです。
例文
- The doctor checked my medical records. （医師は私の医療記録を確認しました。）
- Please keep a record of your daily activities. （あなたの日々の活動の記録をつけてください。）
- My school records show that I was a good student. （私の学校記録は、私が良い生徒だったことを示しています。）
report（レポート）
「report」は調査や観察の結果をまとめた報告書を指します。
意味と特徴
reportは何らかの調査、研究、観察の結果や進捗をまとめた文書です。ビジネスレポート、調査報告書、成績表などがこれにあたります。動詞としても使われ、「報告する」という意味になります。ニュースの記事や報道も「news report」と呼ばれます。
使い分けのポイント
reportは何かの結果や状況を伝えるための文書に使います。情報を分析し、まとめた結果を示す文書という性格が強いです。学校のレポート課題や、ビジネスでの業績報告書など、何かの結果を報告する文書全般に使います。
例文
- I need to write a report about my trip. （私は旅行についてのレポートを書く必要があります。）
- The weather report says it will rain tomorrow. （天気予報によると明日は雨だそうです。）
- She gave a report on the project’s progress. （彼女はプロジェクトの進捗について報告しました。）
form（フォーム）
「form」は情報を記入するための定型書式を指します。
意味と特徴
formは特定の情報を収集するために設計された定型の書式や用紙です。申込書、登録用紙、アンケート用紙などがこれにあたります。あらかじめ質問や記入欄が印刷されており、必要事項を記入する形式になっています。
使い分けのポイント
formは主に未記入または記入途中の書式に使います。何かを申し込んだり、登録したりする際に必要な情報を集めるための文書です。「fill in/out a form（フォームに記入する）」という表現でよく使われます。
例文
- Please fill out this application form. （この申込用紙に記入してください。）
- You need to complete all forms by Friday. （金曜日までにすべての書類に記入する必要があります。）
- I got a tax form in the mail today. （今日、税金の書類が郵便で届きました。）
file（ファイル）
「file」は書類をまとめたものや、保管された文書群を指します。
意味と特徴
fileは関連する書類をまとめたもの、または整理・保管された文書の集まりを指します。個人や事例に関する情報をまとめた書類一式を指すこともあります。コンピュータ上の保存単位も「ファイル」と呼ばれます。動詞としても使われ、「整理して保管する」という意味になります。
使い分けのポイント
fileは主に書類を保管・整理する文脈で使います。特定の人物やプロジェクトに関する書類一式を指すときや、コンピュータ上のデータファイルを指すときに使います。
例文
- The police have a file on the suspect. （警察はその容疑者に関するファイルを持っています。）
- I keep all my important files in this cabinet. （私はすべての重要なファイルをこのキャビネットに保管しています。）
- Can you send me the file by email? （そのファイルをメールで送ってもらえますか？）
certificate（サーティフィケート）
「certificate」は何かを証明するための公式文書です。
意味と特徴
certificateは特定の事実、資格、成果などを証明するための公式文書です。卒業証書、出生証明書、結婚証明書、資格証明書などがこれにあたります。公的機関や認定団体から発行される正式な証明書類を指します。
使い分けのポイント
certificateは主に何かを公式に証明するための文書に使います。個人の資格や成果、法的な状態を証明する目的で発行される文書に適しています。documentの一種ですが、より具体的に証明機能を持つ文書を指します。
例文
- I received my graduation certificate yesterday. （昨日、卒業証書を受け取りました。）
- You need a birth certificate to apply for a passport. （パスポートの申請には出生証明書が必要です。）
- This certificate proves that I can speak English. （この証明書は、私が英語を話せることを証明します。）
dossier（ドシエ）
「dossier」は特定の人や事柄に関する情報をまとめた書類一式を指します。
意味と特徴
dossierは特定の人物や事案に関する情報を集めた書類や報告書の集まりです。フランス語由来の単語で、詳細な情報や記録を含む文書ファイルを意味します。特に警察や情報機関、人事部などが作成・保管する個人情報ファイルを指すことが多いです。
使い分けのポイント
dossierは主に個人や特定の事例に関する包括的な情報をまとめた文書集に使います。fileよりも公式性が高く、詳細な情報を含む場合に使われます。英語としてはやや堅い表現で、米国よりも英国でよく使われる傾向があります。
例文
- The company has a dossier on each employee. （その会社は各従業員に関する詳細な記録ファイルを持っています。）
- The police prepared a dossier on the case. （警察はその事件に関する資料ファイルを作成しました。）
- I read the complete dossier before the meeting. （会議の前に完全な情報ファイルを読みました。）
affidavit（アフィデービット）
「affidavit」は宣誓の上で作成された法的文書です。
意味と特徴
affidavitは宣誓の上で作成された書面陳述書です。法的手続きにおいて、宣誓者が真実を述べることを誓った上で作成する文書で、公証人や権限のある役人の前で署名されます。法廷で証拠として提出されることが多く、偽証した場合は罰則の対象となります。
使い分けのポイント
affidavitは主に法的手続きの中で使われる専門的な用語です。裁判所や法的な手続きで、宣誓の上で事実を証明するために使われる公式文書を指します。一般的な会話の中で使われることは少なく、法律関係の文脈でよく使われます。
例文
- The witness signed an affidavit. （証人は宣誓供述書に署名しました。）
- You need to submit an affidavit to the court. （裁判所に宣誓供述書を提出する必要があります。）
- My lawyer prepared the affidavit for me. （私の弁護士が宣誓供述書を私のために準備しました。）
memorandum/memo（メモランダム/メモ）
「memorandum」または略して「memo」は覚書や社内文書を指します。
意味と特徴
memorandum（略してmemo）は、主に組織内でのコミュニケーションのために使われる簡潔な文書です。方針、手順、会議の内容などを記録・通知するために使われます。正式な文書よりも簡略化された形式で、要点を簡潔に伝えることを目的としています。
使い分けのポイント
memorandum/memoは主にビジネスや組織内での簡潔な通知や記録に使います。社内での情報共有や、覚書として使われることが多く、形式はそれほど厳格ではありません。documentよりも非公式で、特定の相手や関係者に向けて書かれることが特徴です。
例文
- I sent a memo to all staff about the new policy. （新しい方針についてすべてのスタッフにメモを送りました。）
- Did you read the memo from the manager? （マネージャーからのメモを読みましたか？）
- Please write a brief memo about the meeting. （会議について簡単なメモを書いてください。）
文書を表す英単語の比較表
以下の表は、文書を表す英単語の主な違いと特徴をまとめたものです。状況に応じて適切な単語を選ぶ際の参考にしてください。
| 英単語 | 基本的な意味 | 公式性 | 主な使用場面 | 特徴 |
|---|---|---|---|---|
| document | 情報や証拠を提供する公式な書面 | 高い | 法的文書、契約書、証明書など | 公的・法的価値を持つ文書全般 |
| paper | 紙媒体の文書、論文 | 中程度 | 学術論文、試験答案、一般書類 | 物理的な紙文書を強調、学術的文脈でも使用 |
| record | 記録文書、履歴 | 高い | 医療記録、犯罪記録、成績記録 | 長期保存される継続的な記録文書 |
| report | 報告書、調査結果 | 中～高 | ビジネスレポート、調査報告、成績表 | 調査・分析結果を伝える文書 |
| form | 定型書式、用紙 | 中程度 | 申込書、登録用紙、アンケート | 記入するための定型書式 |
| file | 書類一式、文書群 | 中程度 | 保管文書、個人記録一式 | 整理・保管された関連文書の集まり |
| certificate | 証明書、認定書 | 高い | 卒業証書、出生証明書、資格証明書 | 特定の事実や資格を証明する公式文書 |
| dossier | 情報ファイル | 高い | 個人調査記録、事例ファイル | 特定の人や事柄に関する総合的な情報ファイル |
| affidavit | 宣誓供述書 | 非常に高い | 法的手続き、裁判文書 | 宣誓の上で作成される法的文書 |
| memo | 覚書、社内通知 | 低～中 | 社内通信、覚書 | 組織内での簡潔な通知や記録 |
文書を表す英単語の使い分け練習問題
以下の練習問題を解いて、文書を表す英単語の使い分けについての理解を深めましょう。空欄に最も適切な単語を選んでください。
- Please fill out this ______ with your personal information.
- The lawyer submitted an ______ to the court as evidence.
- The scientist published a research ______ in a famous journal.
- We need to keep a ______ of all transactions for tax purposes.
- The manager wrote a ______ to inform the staff about the new policy.
- The company kept a ______ on each employee, including their performance reviews.
- He received a ______ of completion after finishing the course.
- The police compiled a ______ on the suspect, including all related documents.
- Please attach the original ______ to your application.
- The annual financial ______ was presented at the meeting.
- She stored all her important ______ in a locked cabinet.
- The government issued a new ______ to prove his citizenship.
- The student handed in his ______ on climate change.
- The HR department asked me to fill out a tax ______.
- The witness signed an ______ stating what she saw.
- The secretary filed the ______ in alphabetical order.
- The teacher asked the students to write a short ______ on their summer vacation.
- The company requires a medical ______ before hiring new employees.
- The project manager sent a ______ to the team about the upcoming deadline.
- The investigator reviewed the ______ to understand the case better.
文書を表す英単語に関するよくある質問
- documentとpaperの違いは何ですか？
-
documentは情報や証拠を提供する公式な書面で、法的・公的な価値を持つことが多いです。一方、paperは主に紙媒体の文書全般を指し、特に学術論文や試験の答案などに使われます。documentの方が公式性が高く、paperはより一般的な文書や紙そのものを指すこともあります。例えば、契約書は通常「contract document」と呼ばれますが、学校の課題は「paper」と呼ばれることが多いです。
- recordとreportの違いは何ですか？
-
recordは主に長期間保存される継続的な記録文書を指し、過去の事実や履歴を記録したものです。医療記録や犯罪記録などがこれにあたります。一方、reportは調査や観察の結果をまとめた報告書で、分析や結論を含むことが多いです。recordは「何があったか」を記録するのに対し、reportは「何が分かったか」を報告するという違いがあります。
- formとdocumentの違いは何ですか？
-
formは特定の情報を収集するための定型書式や用紙を指し、通常は未記入または記入途中の状態を指します。一方、documentはより広い概念で、情報や証拠を提供する公式な書面全般を指します。formはdocumentの一種と考えることができますが、特に情報を記入するための定型フォーマットという特徴があります。記入済みのformは完成したdocumentとなります。
- memoとreportの違いは何ですか？
-
memoは主に組織内での簡潔な通知や覚書で、比較的短く、形式も厳格ではありません。一方、reportは調査や分析の結果をまとめた報告書で、より詳細で体系的な情報を含みます。memoは情報の簡単な伝達が目的ですが、reportは調査結果や分析を詳しく説明することが目的です。
- dossierとfileの違いは何ですか？
-
dossierとfileはどちらも関連文書の集まりを指しますが、dossierの方がより公式性が高く、詳細な情報を含む傾向があります。fileはより一般的な用語で、単に整理された文書群を指しますが、dossierは特に個人や特定の事例に関する総合的な情報ファイルという意味合いが強いです。また、dossierはフランス語由来でやや堅い表現です。
- 電子文書と紙の文書では、使う英単語が変わりますか？
-
基本的には同じ単語が使えますが、文脈によって違いがあります。例えば、computerでの文書作成ではdocumentという表現がよく使われますが、物理的な紙の重要性を強調したい場合はpaperという表現が適切な場合もあります。また、電子文書特有の表現としては「electronic document」「digital document」などがあります。一方で、formやcertificateなどは形式に焦点を当てた単語なので、紙でも電子でも同じように使われます。
まとめ
この記事では、「文書」を表す英単語の違いや意味、使い分け方について詳しく解説しました。documentは公式な書面全般、paperは紙媒体の文書や論文、recordは記録文書、reportは報告書、formは定型書式、fileは書類一式、certificateは証明書、dossierは情報ファイル、affidavitは宣誓供述書、memoは覚書や社内通知を指します。
これらの単語は、使われる場面や文脈によって使い分ける必要があります。例えば、法的な文書ではdocumentやaffidavit、学術的な文脈ではpaper、医療や学校の記録ではrecordというように、適切な単語を選ぶことが重要です。
英語での文書に関するコミュニケーションでは、これらの単語の微妙な違いを理解しておくことで、より正確で自然な表現ができるようになります。ビジネスや学術の場面でも役立つ知識ですので、ぜひ実際の会話の中で使い分けを意識してみてください。
適切な文書関連の英単語を使えるようになれば、国際的なコミュニケーションでの誤解を減らし、より効果的に意思疎通ができるようになるでしょう。練習問題で学んだ知識を活かして、自信を持って英語で文書について話せるようになりましょう。
