役所での手続きは日本語でも複雑に感じることがありますが、外国人の方や海外での手続きを考えると英語でのコミュニケーションが必要になることもあります。
この記事では、役所で使える英語フレーズを初学者向けに解説します。受付から各種手続き、トラブル対応まで、シチュエーション別に役立つフレーズを多数紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
役所の英語表現と基本フレーズ
日本では「役所」と一言で表現しますが、英語では用途や規模によって呼び方が異なります。一般的な行政機関は「government office」、市や町の行政機関は「municipal office」と表現されます。
市役所は「city hall」、区役所は「ward office」、町役場は「town hall」という言い方もよく使われます。
英語での手続きは緊張するかもしれませんが、基本的な挨拶と自分の用件を伝えられれば大丈夫です。まずは簡単なフレーズから見ていきましょう。
【自分側のフレーズ】
- Hello, my name is Tanaka.（こんにちは、私は田中です）
- I need to update my address information.（住所情報を更新する必要があります）
- Could you tell me where I can find the tax division?（税務課はどこにありますか）
- I’m here to get a certificate of residence.（住民票を取得しに来ました）
- Do you speak English?（英語を話せますか）
【相手側のフレーズ】
- Good morning. How may I help you?（おはようございます。どのようにお手伝いできますか）
- What brings you here today?（本日はどのようなご用件でしょうか）
- Do you have an appointment?（予約はありますか）
- Please take a number and wait until it’s called.（番号札を取って、お呼びするまでお待ちください）
- Which service are you looking for?（どのサービスをお探しですか）
役所での基本的な挨拶
役所で使われる基本的な挨拶は、一般的なビジネスシーンとあまり変わりません。ただし、役所ではより丁寧な表現が使われる傾向があります。
【自分側のフレーズ】
- Good morning/afternoon.（おはようございます/こんにちは）
- Thank you for your assistance.（ご助力ありがとうございます）
- I appreciate your help.（お力添えに感謝します）
- Have a nice day.（良い一日をお過ごしください）
【相手側のフレーズ】
- Welcome to the municipal office.（市役所へようこそ）
- How can I be of service today?（本日はどのようにお手伝いできますか）
- Thank you for your patience.（お待ちいただきありがとうございます）
- Is there anything else you need help with?（他にお手伝いできることはありますか）
受付での英語フレーズ
役所の受付では、まず自分の用件を明確に伝える必要があります。簡潔で分かりやすい表現を使うことが大切です。
【自分側のフレーズ】
- I’m here to register my new address.（新しい住所を登録しに来ました）
- I need to apply for a certificate of residence.（住民票を申請する必要があります）
- Hello, I am here to transfer my certificate of residence from Nagoya to here.（こんにちは、名古屋からここに住民票を移すために来ました）
- I would like to apply for a resident card.（在留カードを申請したいです）
- Which counter should I go to for passport application?（パスポート申請はどのカウンターに行けばいいですか）
- I need to pay my property tax.（固定資産税を支払う必要があります）
【相手側のフレーズ】
- Hello, what can I do for you today?（こんにちは、本日はどのようなご用件でしょうか）
- Good morning. What is your purpose of coming here today?（おはようございます。本日お越しいただいた目的は何でしょうか）
- Please proceed to counter number 3.（3番カウンターにお進みください）
- The form you need is available at the information desk.（必要な用紙は案内デスクにあります）
- Please fill out this application form first.（まずこちらの申請書にご記入ください）
- The waiting time is approximately 30 minutes.（待ち時間は約30分です）
窓口案内の英語フレーズ
役所内の様々な窓口や部署への案内が必要な場合もあります。方向や場所を示す表現を学んでおきましょう。
【自分側のフレーズ】
- Where is the family registry department?（戸籍課はどこですか）
- How do I get to the taxation office?（税務署へはどう行けばいいですか）
- Is the health insurance section on this floor?（健康保険課はこの階にありますか）
- Could you direct me to the foreign resident registration counter?（外国人登録カウンターへの行き方を教えていただけますか）
【相手側のフレーズ】
- The family registry department is on the second floor.（戸籍課は2階にあります）
- Take the elevator to the third floor and turn right.（エレベーターで3階に上がって右に曲がってください）
- The taxation office is in a different building across the street.（税務署は通りの向かいの別の建物にあります）
- I’ll show you the way. Please follow me.（ご案内します。どうぞついてきてください）
本人確認と書類提出の英語フレーズ
役所での手続きには、必ず本人確認が必要です。身分証明書の提示や書類の提出に関するフレーズを覚えておきましょう。
【自分側のフレーズ】
- Here is my ID.（これが私のIDカードです）
- I have brought my passport and residence card.（パスポートと在留カードを持ってきました）
- Here you are.（どうぞ）
- Is this the correct form to fill out?（これが記入すべき正しい用紙ですか）
- Do I need to submit any other documents?（他に提出する書類は必要ですか）
- Where should I sign the document?（どこに署名すればいいですか）
【相手側のフレーズ】
- May I see your ID, please?（身分証明書を見せていただけますか）
- Could you show me your residence card?（在留カードを見せていただけますか）
- Please provide a form of identification.（身分証明書をご提示ください）
- Please fill out sections A through C of this form.（この用紙のAからCまでの部分にご記入ください）
- Don’t forget to sign at the bottom.（下部の署名をお忘れなく）
- Your documents are incomplete. You also need to bring proof of address.（書類が不完全です。住所証明も持ってくる必要があります）
本人確認書類の英語表現
日本と海外では使われる本人確認書類が異なる場合もあります。主な書類の英語表現を覚えておきましょう。
- Identification card / ID（身分確認証）
- Driver’s license（運転免許証）
- Residence card（在留カード）
- Passport（パスポート）
- Health insurance card（健康保険証）
- Certificate of residence（住民票）
- My Number card（マイナンバーカード）
- Certificate of seal registration（印鑑登録証明書）
- Birth certificate（出生証明書）
- Marriage certificate（婚姻証明書）
住民登録と住所変更の英語フレーズ
引っ越しをした際には、住民登録や住所変更の手続きが必要です。これらの手続きに役立つフレーズを見ていきましょう。
【自分側のフレーズ】
- I’ve just moved to this city and need to register my address.（この市に引っ越してきたばかりで、住所登録が必要です）
- I need to update my address information.（住所情報を更新する必要があります）
- I would like to report my change of address.（住所変更を届け出たいです）
- Where can I register my new address?（新しい住所はどこで登録できますか）
- I’m moving out of this city next month.（来月この市から引っ越します）
- How long does the address change process take?（住所変更の手続きにはどのくらい時間がかかりますか）
【相手側のフレーズ】
- When did you move to your new address?（新しい住所にいつ引っ越しましたか）
- Please fill out this moving-in notification form.（この転入届にご記入ください）
- The address registration counter is on the second floor.（住所登録カウンターは2階にあります）
- You need to bring proof of your new address.（新しい住所の証明が必要です）
- It will take about 15 minutes to process your address change.（住所変更の処理には約15分かかります）
- Don’t forget to update your address at other government offices too.（他の行政機関でも住所更新をお忘れなく）
住所変更時に必要な書類の英語表現
住所変更時には様々な書類が必要になります。それらの書類の英語表現も覚えておくと便利です。
【自分側のフレーズ】
- I have my moving-out certificate from my previous city.（前の市からの転出証明書を持っています）
- Here is my lease agreement as proof of my new address.（新しい住所の証明として、賃貸契約書を持ってきました）
- Do I need to bring utility bills as proof of residence?（住所証明として公共料金の請求書を持ってくる必要がありますか）
- I don’t have a moving-out certificate yet.（まだ転出証明書を持っていません）
【相手側のフレーズ】
- Please submit your moving-out certificate from your previous residence.（前の居住地からの転出証明書を提出してください）
- We need to see proof of your new address, such as a lease agreement or utility bill.（賃貸契約書や公共料金の請求書など、新しい住所の証明を確認する必要があります）
- You need to notify your previous city office first.（まず前の市役所に届け出る必要があります）
- The address change will be reflected in your residence record within 3 business days.（住所変更は3営業日以内に住民記録に反映されます）
証明書発行に関する英語フレーズ
役所では様々な証明書が発行されます。住民票、印鑑登録証明書、所得証明書など、各種証明書の申請に役立つフレーズを紹介します。
【自分側のフレーズ】
- I need a copy of my certificate of residence.（住民票の写しが必要です）
- How can I get a certificate of tax payment?（納税証明書はどのように取得できますか）
- I would like to apply for a seal registration certificate.（印鑑登録証明書を申請したいです）
- How much is the fee for issuing a certificate?（証明書発行の手数料はいくらですか）
- Can I get the certificate today?（今日証明書を受け取れますか）
- I need this certificate for my bank account application.（銀行口座の申し込みのためにこの証明書が必要です）
【相手側のフレーズ】
- What type of certificate do you need?（どのような証明書が必要ですか）
- Please fill out this application form for the certificate.（証明書の申請書にご記入ください）
- The fee for the certificate is 300 yen per copy.（証明書の手数料は1通300円です）
- How many copies do you need?（何通必要ですか）
- Please wait while I process your request.（リクエストを処理している間お待ちください）
- Your certificate will be ready in about 10 minutes.（証明書は約10分で準備できます）
所得証明書・課税証明書関連の英語フレーズ
所得や税金に関する証明書は、融資や賃貸契約などで必要になることがあります。関連する英語フレーズを見てみましょう。
【自分側のフレーズ】
- I need an income certificate for last year.（昨年の所得証明書が必要です）
- Where can I get a tax payment certificate?（納税証明書はどこで取得できますか）
- I need proof of my annual income for a loan application.（ローン申請のために年収の証明が必要です）
- Can I get a certificate showing that I have paid all my taxes?（すべての税金を支払ったことを示す証明書を取得できますか）
【相手側のフレーズ】
- Residential tax is levied on the income of the previous year.（住民税は前年の所得に課税されます）
- The certificate that proves the income of 2022 is the certificate of 2023.（2022年の所得を証明するのは2023年の証明書です）
- Based on that, what year of certificate do you need today?（それに基づいて、今日はどの年の証明書が必要ですか）
- Please check if the information on your certificate is correct.（証明書の情報が正しいかご確認ください）
各種手続きに関する英語フレーズ
役所では様々な手続きが行われます。パスポート申請、運転免許証の更新、税金納付など、各種手続きに関するフレーズを紹介します。
【自分側のフレーズ】
- I’d like to apply for a passport.（パスポートを申請したいです）
- I need to renew my driver’s license.（運転免許証を更新する必要があります）
- Where can I pay my property tax?（固定資産税はどこで支払えますか）
- I would like to register my personal seal.（印鑑登録をしたいです）
- How do I apply for child allowance?（児童手当はどのように申請しますか）
- I need information about the national health insurance system.（国民健康保険制度について情報が必要です）
【相手側のフレーズ】
- Standard processing time for a passport is about 2 weeks.（パスポートの標準処理時間は約2週間です）
- For driver’s license renewal, you’ll need your current license, a recent photograph, and proof of address.（運転免許証の更新には、現在の免許証、最近の写真、住所証明が必要です）
- You can pay property tax at the cashier’s window on the first floor.（固定資産税は1階の出納窓口でお支払いいただけます）
- For seal registration, please bring your seal and ID.（印鑑登録には、印鑑と身分証明書をお持ちください）
- Child allowance application forms are available at the family support counter.（児童手当申請書は家族支援カウンターにあります）
- Let me give you this brochure about the national health insurance system.（国民健康保険制度についてのこのパンフレットをお渡しします）
税金と保険に関する英語フレーズ
税金や保険の手続きは複雑で、専門用語も多いです。基本的なフレーズを覚えておきましょう。
【自分側のフレーズ】
- When is the deadline for paying municipal tax?（市民税の支払い期限はいつですか）
- How can I apply for a tax reduction?（税金の減額はどのように申請できますか）
- I want to enroll in the national health insurance program.（国民健康保険に加入したいです）
- Can I pay my taxes in installments?（税金を分割で支払うことはできますか）
- What documents do I need to apply for health insurance?（健康保険を申請するにはどのような書類が必要ですか）
【相手側のフレーズ】
- Municipal tax payments are due in June, August, October, and January.（市民税の支払いは6月、8月、10月、1月が期限です）
- To apply for a tax reduction, you need to submit this application form with supporting documents.（税金の減額を申請するには、この申請書と証拠書類を提出する必要があります）
- For national health insurance enrollment, please bring your residence card and ID.（国民健康保険の加入には、在留カードと身分証明書をお持ちください）
- Yes, you can pay taxes in installments, but you need to apply for a payment plan.（はい、税金は分割払いが可能ですが、支払い計画の申請が必要です）
- The insurance premium is calculated based on your previous year’s income.（保険料は前年の所得に基づいて計算されます）
トラブル対応の英語フレーズ
役所での手続き中にトラブルが発生することもあります。困った状況に対応するためのフレーズを紹介します。
【自分側のフレーズ】
- I don’t understand this form. Could you help me?（この用紙が理解できません。手伝っていただけますか）
- I forgot to bring my ID card. What should I do?（IDカードを持ってくるのを忘れました。どうすればいいですか）
- There seems to be a mistake in my information.（私の情報に間違いがあるようです）
- I don’t have all the required documents with me.（必要な書類をすべて持っていません）
- Is there anyone who speaks English?（英語を話せる方はいますか）
- Could you speak more slowly, please?（もう少しゆっくり話していただけますか）
【相手側のフレーズ】
- Let me explain how to fill out this form.（この用紙の記入方法を説明します）
- Without your ID, we cannot process your application today.（身分証明書がなければ、今日は申請を処理できません）
- I’ll check your information in our system.（システムでお客様の情報を確認します）
- You’ll need to come back with all the required documents.（必要な書類をすべて持って再度お越しください）
- I’ll call an English-speaking staff member.（英語を話せるスタッフを呼びます）
- If you need more time, you can take the form home and bring it back later.（もっと時間が必要なら、用紙を持ち帰り、後で持ってくることもできます）
言葉の壁を乗り越えるためのフレーズ
言葉の壁は大きな障壁になりえます。コミュニケーションを円滑にするためのフレーズを覚えておきましょう。
【自分側のフレーズ】
- Could you write it down, please?（書いていただけますか）
- I don’t speak Japanese very well.（日本語があまり上手ではありません）
- Could you speak in simpler English, please?（もう少し簡単な英語で話していただけますか）
- I didn’t understand. Could you repeat that?（理解できませんでした。もう一度言っていただけますか）
- Do you have any information in English?（英語の情報はありますか）
- Can I use a translation app to communicate?（コミュニケーションのために翻訳アプリを使ってもいいですか）
【相手側のフレーズ】
- I’ll write down the important information for you.（重要な情報を書き留めておきます）
- Let me find someone who can help you better.（もっと適切にお手伝いできる人を探します）
- We have this guide in English that might help you.（お役に立つかもしれない英語のガイドがあります）
- I’ll try to speak more clearly.（もっとはっきり話すようにします）
- You can use a translation app if that helps.（役立つなら翻訳アプリを使っても構いません）
- Please point to what you need on this list.（このリストで必要なものを指さしてください）
役所での英語対応に関するよくある質問
- 役所で英語が通じないときはどうすればいいですか？
-
大きな都市の役所では英語対応可能なスタッフがいることがありますが、小さな町では難しいこともあります。
Is there anyone who speaks English?（英語を話せる方はいますか）と尋ねるか、翻訳アプリを使って意思疎通を図ることをお勧めします。また、事前に必要なフレーズを準備しておくと安心です。
- 役所で使う専門用語の英語は覚えておくべきですか？
-
すべての専門用語を覚える必要はありませんが、自分が必要とする手続きに関連する基本的な用語は知っておくと便利です。
例えば、住民票は「certificate of residence」、印鑑登録は「seal registration」、納税証明書は「tax payment certificate」などです。
- 英語の書類が用意されていない場合はどうすればいいですか？
-
日本の多くの役所では、英語版の書類が用意されていないことがあります。
その場合は、I don’t understand Japanese. Could you help me fill this out?（日本語がわかりません。記入を手伝っていただけますか）と頼むか、日本語がわかる友人に同行してもらうことをお勧めします。
- 役所での手続きに必要な英語力はどのくらいですか？
-
基本的な挨拶と、自分が必要とする手続きを説明できる程度の英語力があれば大丈夫です。
また、数字や日付、自分の個人情報（名前、住所、生年月日など）を英語で言えるようにしておくと役立ちます。
- 外国人が日本の役所で手続きをする際の注意点はありますか？
-
日本の役所では書類の正確さが重視されます。記入ミスや不備があると手続きがスムーズに進まないことがあります。
また、公的な身分証明書（パスポートや在留カードなど）は必ず持参しましょう。予約が必要な手続きもあるので、事前に確認することをお勧めします。
まとめ
この記事では、役所で使えるよく使われる英語フレーズを紹介しました。初めて役所に行く方でも安心して手続きができるよう、シチュエーション別に様々な表現を解説しました。
最後に、記事のポイントをまとめます。
- 役所は英語で「government office」「municipal office」「city hall」などと表現される
- 受付では、はっきりと簡潔に自分の用件を伝えることが大切
- 本人確認書類の名称（ID、passport、residence cardなど）を英語で覚えておくと便利
- 住所変更や証明書発行には特定のフレーズがあり、事前に準備しておくとスムーズ
- 各種手続き（パスポート申請、運転免許更新など）に関するフレーズを状況に応じて使い分ける
- トラブル時に使えるフレーズを知っておくと、困った状況でも対応できる
- 大都市の役所では英語対応できるスタッフがいる場合もあるが、小さな町では難しいこともある
- 専門用語をすべて覚える必要はないが、自分に関係する用語は知っておくと便利
- 予約が必要な手続きもあるので、事前に確認することをお勧めする
- 言葉の壁を乗り越えるためには、簡単な表現やジェスチャー、翻訳アプリなどを活用する
- 記入ミスや不備があると手続きがスムーズに進まないため、書類の正確さに注意する
- 役所によっては英語の案内や書類が用意されていることもあるので、事前に確認するとよい
役所での手続きは、日本語が母国語の方でも複雑に感じることがありますが、基本的な英語フレーズを知っておくことで、外国人の方も安心して手続きを進めることができます。
ぜひこの記事で紹介したフレーズを参考に、役所での英語コミュニケーションに役立ててください。
また、外国で行政手続きをする際も、これらのフレーズは十分に活用できるでしょう。
